A crescente relevância da IA no gerenciamento de projetos, especialmente a GenAI, nos leva a refletir sobre a importância de perguntas bem formuladas e contextualizadas. A recente arte do prompt engineering exige perguntas cuidadosamente elaboradas para extrair informações de sistemas de IA de forma eficaz. É importante notar que, conforme bem colocado no curso de GenAI do Project Management Institute (aqui), o Gerente de Projeto é "Accountable" pela formulação e avaliação dos resultados gerados, considerando uma matriz R.A.C.I. (Responsible, Accountable, Consulted e Informed). Ao mesmo tempo, a GenAI corresponde a "Consulted".
Reflexões e citações de grandes pensadores frequentemente destacam a importância das perguntas. A Albert Einstein é atribuída a afirmação: "O que move o mundo são as perguntas, não as respostas." Voltaire e outros pensadores afirmaram: "As perguntas são mais importantes que as respostas." E Sócrates, na antiguidade, usava perguntas para desafiar crenças e buscar conhecimento real. Caminhando por Atenas, fazia uma pergunta após a outra, estabelecendo as bases para o famoso e ainda relevante método socrático, dividido em dois momentos: ironia (onde Sócrates fingia ignorância para expor contradições nas crenças alheias) e maiêutica (guiando os interlocutores a um entendimento mais profundo através de um diálogo reflexivo).
As perguntas são a chave para o conhecimento. Elas direcionam a curiosidade, permitindo-nos explorar, experimentar, aprender e inovar. As crianças, por exemplo, aprendem através da experimentação e são questionadoras vorazes, especialmente na primeira infância, com seus infinitos "porquês".
No mundo das perguntas, a qualidade é tão importante quanto a quantidade. Um bom médico deve fazer as perguntas certas para um diagnóstico preciso. Da mesma forma, atividades de coaching utilizam o método socrático para incentivar a reflexão e a autoconsciência.
Especialistas em um campo específico também formulam melhores perguntas devido ao seu conhecimento e autoridade. Eles também possuem maior capacidade crítica para analisar e avaliar as respostas.
O artigo "The Surprising Power of Questions" (aqui) e o estudo de Venera-Mihaela Cojocariu e Carmen-Elena Butnaru (aqui) exploram a importância do questionamento. O primeiro destaca como perguntas eficazes promovem aprendizado, inovação, aumento de desempenho, troca de ideias, mitigação de riscos de negócios e construção de relacionamentos. Ele fornece táticas para conversas colaborativas e competitivas. Também explora quando fazer perguntas abertas e fechadas, a melhor sequência das perguntas, o tom utilizado e comportamentos relacionados a perguntas e respostas feitas em grupo.
Por outro lado, o estudo de Venera-Mihaela Cojocariu e Carmen-Elena Butnaru foca nas perguntas como ferramentas para o desenvolvimento do pensamento crítico, uma habilidade essencial para resolver problemas complexos em projetos. Este estudo explora teorias do pensamento crítico no ensino primário, usando métodos R.W.C.T. (Leitura e Escrita para o Pensamento Crítico), taxonomia de interrogação e o seminário Socrático.
Nesse contexto, o questionamento também forma a base de várias atividades, técnicas e rituais no gerenciamento de projetos. Dentre eles, destacam-se:
Sessões de Levantamento de Requisitos: Perguntas detalhadas ajudam a entender as necessidades e expectativas dos clientes ou stakeholders.
Estudos de Usabilidade: Perguntas permitem avaliar a experiência do usuário e a funcionalidade do produto.
Análise SWOT: Uma ferramenta estratégica que usa perguntas para avaliar fatores internos e externos que afetam o sucesso do projeto.
Desenvolvimento do Project Charter: Envolve perguntas sobre o escopo, objetivos, stakeholders e restrições do projeto.
Análise de Stakeholders: O questionamento é aplicado para identificar e compreender as necessidades, expectativas e influência dos diversos stakeholders.
Gestão de Riscos: Perguntas-chave como "O que pode dar errado?" e "Como podemos prevenir ou responder a isso?" são essenciais.
Desenvolvimento do Escopo do Projeto: Usa-se da reflexão e questionamento para definir o que está incluído e excluído do projeto.
Alocação de Recursos: Perguntas ajudam a determinar o melhor uso dos recursos.
Comunicação com Stakeholders: Envolve perguntas e respostas regulares para manter todos informados.
Discussões de Gestão de Mudanças: Perguntas são usadas para entender o impacto da mudança e desenvolver estratégias apropriadas.
Cinco Porquês: Técnica para explorar a causa-raiz de um problema, envolvendo perguntar "por quê" várias vezes.
5W2H: Esta ferramenta de questionamento estruturado é usada para detalhar projetos e tarefas, abordando as perguntas "Quem?", "O que?", "Onde?", "Quando?", "Por quê?", "Como?" e "Quanto custa?". Ela é essencial para o planejamento e execução eficazes de projetos, garantindo que todos os aspectos importantes sejam considerados e abordados.
Reuniões Diárias: Respostas às três perguntas típicas (O que fiz desde a última reunião? O que pretendo fazer até a próxima? Há impedimentos?) ajudam a identificar obstáculos e progressos em projetos ágeis.
Sessões de Lições Aprendidas: Os participantes são questionados sobre o que foi bem e o que pode ser melhorado para projetos futuros.
Retrospectivas ou Post-Mortems de Projetos: Reflexões sobre o que foi bem e o que poderia ser melhorado no processo do projeto, sucessos e áreas de melhoria, levando à melhoria contínua.
Assim, desenvolver a habilidade de questionamento é crucial para gerentes de projetos. O exercício de formular perguntas e praticar a curiosidade está intrinsecamente ligado ao pensamento crítico, à inteligência emocional e à construção de relacionamentos.
Concluindo, as perguntas são mais do que uma ferramenta de comunicação; são um pilar fundamental para o sucesso em qualquer empreendimento, especialmente em projetos. Elas estimulam o pensamento crítico, fomentam a inovação e fortalecem as relações interpessoais. Portanto, devemos nos perguntar: estamos fazendo as perguntas certas? Estamos preparados para ouvir as respostas? E, mais importante, estamos prontos para agir com base no que aprendemos com elas?
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