Os fundamentos do gerenciamento de projetos apresentam diversas definições clássicas, incluindo a distinção entre projetos e operações contínuas. Projetos são empreendimentos temporários realizados para produzir um resultado, serviço ou produto único (por exemplo, um projeto de construção ou uma nova aplicação de software). Em contraste, operações contínuas, como o processamento de pagamentos, são repetitivas.
Neste contexto, o conceito de processo torna-se significativo. Processos são sequências de atividades que transformam entradas em saídas. Eles são cruciais para estabelecer fluxos operacionais e de trabalho, padronizando rotinas e garantindo a conformidade com etapas predeterminadas e necessárias — padrões como ISO ou modelos de qualidade como o MPS.Br (modelo brasileiro de maturidade no desenvolvimento de software) consideram processos como a base para certificações.
Tanto operações quanto projetos consistem de processos. Como anteriormente descrito no PMBOK (até a versão 6) e no Grupo de Processos do PMI: Um Guia de Práticas, os cinco grupos de processos são bem conhecidos em projetos. Estes incluem Iniciação, Planejamento, Monitoramento e Controle, Execução e Encerramento. Em abordagens preditivas, a sequência de Monitoramento e Controle de Execução pode ser cíclica devido à elaboração progressiva do projeto ou das fases do projeto. Abordagens ágeis podem definir esses processos de acordo com o framework utilizado. Por exemplo, o ciclo do Scrum estabelece processos como Planejamento da Sprint, Scrum Diário, Sprint, Revisão da Sprint e Retrospectivas, construindo assim, de forma iterativa e incremental, o resultado definido do projeto.
Definir processos em organizações desempenha um papel fundamental na documentação e estabelecimento de padrões de trabalho. Isso melhora a comunicação e o entendimento dos fluxos operacionais ou de trabalho, particularmente crucial em indústrias altamente regulamentadas. Além disso, a representação do fluxo de processos é uma ferramenta visual poderosa para fomentar a colaboração da equipe.
Entender os processos críticos de uma empresa, sua conexão com a estratégia, os stakeholders envolvidos e os ativos relacionados, como documentos e ferramentas, é essencial para definir o estado atual ("como é") e o cenário desejado ("como deveria ser"). Em atividades de consultoria e mapeamento de processos, desenhar fluxos (quando inexistentes) apoia um entendimento comum dos pontos de trabalho. Isso ajuda a identificar gargalos, desperdícios, redundâncias, inconsistências etc., que poderiam ser otimizados, por exemplo, através da automação. Além disso, é crucial para medições de desempenho.
Quanto mais automatizados os processos, maior a garantia de que os fluxos serão cumpridos. Quando liderei a implementação do modelo de maturidade no desenvolvimento de software, MPS.Br, inicialmente estabelecemos um entendimento do fluxo de trabalho existente para avaliar suas modificações com base nos requisitos do modelo (seja removendo, revisando ou adicionando novas atividades). Também buscamos automatizar o máximo possível o fluxo de trabalho dentro do sistema ERP da empresa, garantindo que atividades e verificações obrigatórias fossem realizadas. Além disso, a coleta de medidas relacionadas aos processos foi facilitada. Ademais, a partir de um fluxo macro de processos (Mapa de Contexto), projetamos e detalhamos cada processo, descrito em suas entradas, tarefas e instruções de trabalho, ferramentas e saídas.
Habilidades de mapeamento de processos também podem ser aplicadas na criação de Mapeamento de Fluxo de Valor, que ajuda a identificar atividades dentro de um processo que podem ser otimizadas para reduzir o lead time e o cycle time. Esse processo envolve a criação de um mapa visual do fluxo de processo, onde o cycle time total é a soma do tempo com valor agregado e do tempo sem valor agregado (por exemplo, espera em uma fila). Ele também permite o cálculo da eficiência do ciclo do processo. Descrições detalhadas deste assunto podem ser encontradas em várias fontes, incluindo o "PMI-ACP Exam Prep" de Mike Griffiths.
De forma similar, o desenho de processos pode ajudar a entender as jornadas de usuário, comuns no desenvolvimento de software, mas também aplicáveis em uma provisão de serviços mais ampla. Um Mapa de Jornada do Usuário é uma representação visual que ilustra as ações dos usuários à medida que interagem com um serviço, produto ou experiência. É uma ferramenta comumente usada no design de experiência do usuário (UX) e marketing para obter uma compreensão mais profunda dos comportamentos, motivações e pontos de dor do cliente.
Sempre sugiro iniciar esboços manualmente em quadros de trabalho ou usando post-its para o desenho de processos. Esta prática permite mudanças rápidas e interação entre os stakeholders, que podem descrever melhor as atividades relacionadas e identificar pontos de melhoria. Um ponto de vista crítico e uma abertura são essenciais para avaliar possibilidades de otimização através de ferramentas ou revisões de fluxo operacional.
A Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN) é uma notação gráfica que esclarece a lógica das etapas em um processo de negócios. Mantida pelo Object Management Group (OMG) desde 2005, garante que os diagramas de BPMN possam ser facilmente trocados em um formato padronizado entre diferentes ferramentas de modelagem. Veja estas referências: Guia Rápido de Início do BPMN da Bizagi e blog de BPMN da IBM.
O BPMN divide o fluxo de atividades em objetos (atividades e pontos de decisão), conectores, raias e artefatos (como anotações). Ferramentas de mercado para modelagem de processos, como Microsoft Visio, IBM Blueworks Live, ou BizAgi, podem ser usadas para documentação e análise dos processos. Aqui está um exemplo de fluxo de processo usando a ferramenta BizAgi do guia acima:
Fonte: Guia Rápido de Início do BPMN da Bizagi
O livro "Sincronismo Organizacional: Como Alinhar a Estratégia, os Processos e as Pessoas", de Alan Albuquerque e Paulo Rocha, oferece insights valiosos sobre organização e desenho de processos e pode servir como uma referência adicional para aqueles interessados em explorar ainda mais este assunto.
Você já participou de iniciativas de desenho de processos? Por favor, compartilhe suas experiências para enriquecermos nossa discussão.
Cordialmente,
Priscila
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